Wie viel Zeit verschwendet dein Vertrieb mit sinnlosen Terminen?

Jeder von uns in Vertriebsführung kennt die unangenehmen Gespräche mit dem Mitarbeiter, wenn die Zahlen nicht passen.

Bedächtig sitzt man vor Zahlentapeten und überlegt, was man gemeinsam machen kann. Wo es gerade knarscht und drückt. 

Einer der größten und schnellsten Hebel sind hier die richtigen Termine mit den richtigen Kunden.

Welche Kunde spreche ich wann wozu an?

Unter uns: Wie viel Zeit und Ressourcen investiert dein Vertriebsteam in Termine, die von Anfang an zum Scheitern verurteilt sind?

Grundsätzlich wissen wir natürlich vor dem Termin nicht, ob daraus etwas wird oder nicht. Deine Vertriebsmitarbeiterin kann die perfekte Vorbereitung machen, alles richtig machen und eine starke Verbindung aufbauen.

Ob es "klappt", die Zusage, Bestellung oder der nächste Schritt folgt, wissen wir immer erst danach.

Oft habe ich Anfragen zu Vertriebstrainings, bei denen es um Einwandbehandlung geht, wie der Vertrieb den Kunden überzeugen kann. Dabei sind die wirklichen Ursachen oft viel tiefer.

Nicht erst, wenn es zum Einwand des Kunden kommt.

Sondern in der Selektion, in der Vorbereitung, im ersten Kontakt. 

Manche Studien behaupten, dass etwa 50% der Vertriebszeit mit Nicht-Vertriebsaktivitäten vergeudet wird. Ob das nun exakt stimmt oder nicht, sei dahingestellt. Aber gehen wir mal konservativ von 30-40% Nicht-Vertriebsaktivitäten aus.

Und addieren dazu noch wertlose Termine, die keine Aussicht auf Erfolg haben... dann wird es richtig teuer und die Zielerreichung reicht in weite Ferne!

In diesem Beitrag geht es darum, wie wir unser Vertriebsteam unterstützen können, die Qualität der Termine und damit auch der Abschlüsse deutlich zu erhöhen.

Warum viele Termine deines Teams von vornerein zum Scheitern verurteilt sind

Es gibt mehrere Gründe, warum Termine von vornerein zum Scheitern verurteilt sind und die Aussichten auf Erfolg mehr als gering sind:

1. Falscher Zielkunde (falscher ICP)
   Wenn der Kunde nicht in euer Ideal Customer Profile (ICP) passt, ist die Wahrscheinlichkeit eines Abschlusses gering. Ressourcen werden verschwendet, indem man versucht, Produkte oder Dienstleistungen an jemanden zu verkaufen, der sie nicht wirklich braucht oder schätzt.
2. Falscher Ansprechpartner beim Kunden
   Gespräche mit Personen ohne Entscheidungsbefugnis führen selten zum Erfolg. Oft möchte dein Mitarbeiter ungern nachfragen, um den Kunden nicht in Verlegenheit zu bringen. Ein schneller Hebel ist diese Frage: "Wer ist außer Ihnen noch an der Entscheidung beteiligt?"
3. Unklare Zielsetzung vor dem Termin
   Vor dem Termin sollte deinem Vertriebsmitarbeiter die Zielsetzung klar sein. Und diese sollte auch mit dem Kunden besprochen werden.
4. Schlechte oder keine Vorbereitung
   Hat sich dein Mitarbeiter ausreichend über den Kunden informiert? Kennt er die Branche, in der der Kunde tätig ist, und die spezifischen Herausforderungen, denen er gegenübersteht? Falls es schon eine Historie mit dem Kunden gibt, sollte die bekannt sein.
5. Überladene Agenda mit zu vielen Themen
   Wenn zu viele Punkte auf einmal besprochen werden sollen, geht der Fokus verloren. Wichtige Themen werden nur oberflächlich behandelt, und der Kunde ist überfordert oder verliert das Interesse. Maximal 2-3 Themen sollte die Faustregel pro Termin sein.

Verteilung effektive Zeit am Kunden für Verkauf & Vertrieb

Was kosten uns Termine, die keinen Sinn machen wirklich?

Hast du dich schon einmal gefragt, wie viel Zeit und Ressourcen dein Vertriebsteam in Termine investiert, die von Anfang an zum Scheitern verurteilt sind?

Manche Studien behaupten, dass etwa 50% der Vertriebszeit mit Nicht-Vertriebsaktivitäten vergeudet wird.

Ob das nun stimmt oder eher das Geschäftsmodell des Studienerstellers unterstützen soll, sei mal dahingestellt.

Aber selbst wenn wir konservativ von 30-40% Nicht-Vertriebsaktivitäten ausgehen und dazu noch wertlose Termine addieren, wird es richtig teuer. Und als ob das nicht genug wäre, kommen oft noch die Kosten weiterer Folgetermine hinzu, falls der erste Termin nicht zielführend war.

Welche unsichtbaren Kosten gibt es?

1. Zeitverlust
   Zeit ist eine unserer wertvollsten Ressource im Vertrieb. Jeder sinnlose Termin bedeutet verlorene Stunden, die dein Team besser investieren könnte. 
2. Geldverlust durch Reisekosten und Adminaufwand
   Jeder Termin kostet Geld. Sei es für die Anreise, Verpflegung oder Übernachtung. Hinzu kommt der administrative Aufwand für die Vorbereitung und Nachbereitung des Termins.
3. Verpasste Chancen
   Während dein Mitarbeiter bei einem sinnlosen Termin sitzt, könnte der Wettbewerber gerade dabei sein, einen neuen Kunden an Land zu ziehen. Verpasste Chancen bedeuten verlorenen Umsatz und potenzielles Wachstum für dein Unternehmen.

Wie du als Führungskraft die Qualität der Termine gemeinsam mit deinem Team verbessern kannst

Als Vertriebsleiter hast du einen entscheidenden Einfluss darauf, wie effektiv dein Team seine Zeit nutzt. Es gilt, dass wir den richtigen Rahmen dafür geben.

Und gar keinen Rahmen zu geben ist hier genauso schädlich, wie zu eng zu kontrollieren und zu mikromanagen.

Hier sind einige Ansätze:

1. Wochenplanung gemeinsam besprechen
   Setze dich ab und zu mit deinem Mitarbeiter zusammen und geht die geplanten Termine durch für die Woche. Hinterfragt gemeinsam den Zweck jedes Termins und ob er zum aktuellen Vertriebsziel passt. So könnt ihr frühzeitig erkennen, welche Termine wirklich sinnvoll sind. Hier findest du einen Artikel rund um das Thema Wochenplanung.
2. Gemeinsame Termine und Coaching
   Begleite deine Mitarbeiter gelegentlich zu Terminen. So bekommst du einen direkten Einblick in ihre Vorgehensweise und kannst im Anschluss gezieltes Feedback geben. Du siehst, wo die großen Hebel liegen und stärkst dabei deinen Mitarbeiter mit der Begleitung. Natürlich nur, wenn du "den Ball flach hälst" und dich auf dein wertschätzendes Feedback im Nachgang beschränkst.
3. Konkrete Fragen stellen
   Hilf deinem Team, sich besser vorzubereiten, indem du ihnen die richtigen Fragen stellst:
   • Was ist das konkrete Ziel des Termins? Was ist dein sekundäres Ziel, falls das erste nicht klappt?
   • Was soll nach dem Termin idealerweise passieren?
   • Welche Herausforderungen hat der Kunde aktuell?
   • Wer nimmt auf Kundenseite teil am Termin?
   • Welche Wettbewerber spielen eine Rolle für den Kunden oder haben eine Rolle gespielt?
   • Welche Informationen benötigen wir noch, um den Kunden optimal zu beraten?
4. Unterstützung je nach Erfahrung des Mitarbeiters
   Für alle diese Vorschläge gilt natürlich der Erfahrungsgrad deiner Mitarbeiterin. Wenn sie gerade gestartet ist, darfst du etwas mehr unterstützen als bei der langjährigen Kollegin. Nutze auch die Möglichkeit, dass sich dein Team gegenseitig supportet.

Fazit

Als Führungskraft hast du einen großen Einfluss darauf, dass deine Mitarbeiter die richtigen Termine planen und wahrnehmen. Wir geben den Rahmen dafür.

Es lohnt sich, das Team proaktiv zu unterstützen und auf die Hebel Vorbereitung und Planung zu setzen. Indem du gemeinsam mit deinem Team die Termine analysierst und optimierst, steigerst du die Effizienz und den Umsatz.

Das sollte ein laufender Prozess sein. Manchmal schlafen Themen einfach ein, der Fokus geht verloren. Das passiert in den besten Vertriebsteams.

Denke daran: Wenn die Leiter am falschen Haus steht, bringt es nichts, schneller aufzusteigen.