Zeitmanagement. Die Königsdisziplin in unserer Welt voller Ablenkung.
Wie begeistert wir waren, als es damals los ging:
E-Mails und vernünftiges Internet auf dem Handy.
Der unaufhaltsame Marsch der Smartphones. In unsere Taschen und in unsere Leben. Beruflich wie privat.
„Die Chancen werden unendlich sein und alles endlich einfacher machen! Alles ist miteinander vernetzt.“
Doch die Realität heute: Es klingelt und ständig sind wir erreichbar auf immer mehr Tools und Kanälen ob Teams, Telefon, E-Mail und so weiter…
So hatten wir uns das damals aber nicht vorgestellt, oder?
Überall kommen Anfragen rein. Jeder Zeitdieb will ein Stück von deiner Aufmerksamkeit und Zeit.
Heute möchte ich mich dem Thema Zeitmanagement widmen.
Übrigens, in diesem Beitrag findest du das Thema Zeitfresser im Sales.
Folgende Inhalte findest du in diesem Artikel:
- Der Zeitkuchen
- Deine täglichen Top 2 Ziele
- Das wichtigste aller Zeitmanagement Tools
- Haushaltsbuch
- Meine Zeit Lieblings App
Der Zeitkuchen
Dein Zeitkuchen ist jeden Tag genau gleich groß: 24 Stunden.
Also gibt es in diesem Sinne eigentlich gar kein Zeitmanagement. Schließlich kann keiner den Kuchen größer machen.
Dein einziger Einfluss auf die Zeit ist Priorisierung
Wenn du zehn Punkte auf deiner Liste hast, musst du Prioritäten setzen. Was sind die zwei wichtigsten Punkte davon? Klar, du kannst auch die Top 3, Top 5 oder mehr wählen.
Doch dann tappst du direkt in die große Falle der Zeit:
Wenn alles auf Prio 1 ist, ist alles auf Prio 0
Mit jeder weiteren, zusätzlichen Priorität schwächst du die anderen ab.
Jeder Mensch, den du für sein gutes Zeitmanagement beneidest, hat das für sich erkannt und setzt es konsequent um.
Interessanterweise ist das bei den Zeitverschwendern ganz anders. Jeder von ihnen hat seine eigene, persönliche Art seine Zeit zu verschwenden.
Mal ist es das zu schnelle Ja sagen, mal die Sorglosigkeit im Umgang mit der Zeit und mal die falsche Definition der Prioritäten.
Das Problem: mit jeder Zusage, jeder neuen Aufgabe wird dein Kuchen ein kleines Stückchen kleiner.
„Ich kann der freundlichen Kollegin doch nicht absagen.“
Deine täglichen Top 2 Ziele
Was sind deine täglichen Top 2 Ziele? Diese sollten auf deine langfristigen Ziele einzahlen. Auf das, was dir am wichtigsten ist. Falls du dir nicht sicher bist was das ist, dann schau dir mal diesen Artikel an. Es geht dort um das Entdecken deines eigenen Leitbildes.
Setze dir fixe Termine im Kalender für deine wichtigsten Themen. Wenn du zum Beispiel deine Akquise planst oder eine kreative Aufgabe hast, sagen wir schnell: „Das mache ich vor oder nach Termin XY“
Dabei fallen solche Aufgaben schnell hinten drüber…
„Ach, ok dann mache ich das halt am Freitag“
Aus Freitag wird schnell ein „zwischen Tür und Angel“ oder ein Nie.
Nein-Das wichtigste aller Zeitmanagement Tools
Was kannst du weglassen? Jedes Ja zu anderen Aufgaben kann ein Nein zu deinen persönlichen Zielen bedeuten.
Lerne Nein zu sagen, hier sind 3 simple Maßnahmen, die dir sofort helfen:
1. Gewöhne dir an, nicht sofort Ja zu sagen. Nimm dir immer die Zeit, die Anfrage genau zu prüfen, ob du zusagen kannst. Schau, welche Themen du noch erledigen musst, bevor du zusagt.
2. Begründe deine Nein. Sei nicht unhöflich, sage nicht zur Person Nein, sondern nur zu der Anfrage und erkläre, warum du leider absagen musst.
3. Gebe Alternativen. Vielleicht sieht es ja in einem Monat besser aus mit deinem Kalender und du bietest an, ab da zu unterstützen. Oder du hilfst der Person, eine andere Hilfe zu bekommen.
Haushaltsbuch
Ein Haushaltsbuch ist ein schönes Werkzeug, um die persönlichen Finanzen zu verbessern. Dazu nehme ich alle Einnahmen und Ausgaben auf.
Bei unserem Zeitkonto können wir das gleiche machen. Mit dem Unterschied, hier kenne ich meinen Kontostand nicht. Und es gibt leider nur Ausgaben, keine Einnahmen.
Schau dir doch einmal deine Top 10 Zeitblöcke an in der Woche. Für welche Themen, Tätigkeiten, Aufgaben wendest du die meiste Zeit auf?
Notiere dir einmal wieviel Zeit du in einer Woche wofür aufwendest. Vielleicht brauchst du auch zwei oder drei Wochen um einen sinnvollen Schnitt zu finden.
Das hört sich erstmal aufwendig an, doch es ist genau wie bei deinen Finanzen und beim Haushaltsbuch. Einmal Struktur reingebracht zahlt es sich auf lange Sicht mit Zinsen aus.
Meine Lieblings Zeitmanagement App
Mein persönliches Lieblingstool für Zeitmanagement ist übrigens Microsoft To-Do
Ich habe dort Listen für meine Job, meine Familie, Einkäufe und so weiter… Egal ob am Smartphone oder am PC, meine Listen sind synchronisiert.
Auch das Arbeiten mit mehreren Usern ist möglich.
Was mir besonders an To-Do gefällt: das einfache Design und die Funktionen. Kein Schnick Schnack. Du kannst Deadlines setzen, Prioritäten vergeben.
Und viel mehr brauchst du auch nicht für ein funktionierendes Zeitmanagement.